Belgelendirme Süreci
Belgelendirme İş Akışı
Bu akış, adayın başvuru yapmasından belge almaya kadar geçen tüm değerlendirme, sınav ve onay aşamalarını özetlemektedir.
Başvuru Süreci
Bireysel Başvurular
Adaylar Elmas Belgelendirme’ye doğrudan ya da çevrim içi olarak başvurabilirler. Şahsen yapılan başvurularda, gerekli evraklar sekreter tarafından sağlanır. Çevrim içi başvurular, web sitesi üzerinden gerçekleştirilir. Başvurunun geçerli olması için kimlik fotokopisi, sınav ücretine dair dekont, ıslak imzalı başvuru formu, varsa ön başvuru şartını taşıdığına dair kanıt ve sözleşme imzalanarak teslim edilir.
Kurumsal (Toplu) Başvurular
Firmalar veya kurumlar çalışanları adına başvuruda bulunabilir. En az 10 aday gereklidir. Başvurular için ilgili formlar doldurularak, yetkili imzalarla birlikte sekretere teslim edilir. Tüm belgelerin eksiksiz sunulması ve ödemelerin kurumsal hesap aracılığıyla gerçekleştirilmesi gereklidir. Toplu başvurularda da bireysel başvuruda olduğu gibi ıslak imzalı başvuru formu, sözleşme, ön şart varsa ön şartları taşıdığına dair kanıt, kimlik fotokopisi ve başvuru ücretinin yatırıldığına dair kanıtlar tamamlanır.
Başvuruların İncelenmesi
Elmas Belgelendirme’ye ulaşan tüm başvurular Başvuru Kabul ve Değerlendirme Prosedürlerine göre değerlendirilir. Sekreter tarafından alınan başvuru evrakları kontrol edilir; eksik bulunursa adaydan tamamlaması istenir. Evraklar tamamlandıktan sonra başvurular Sınav Koordinatörü’ne iletilir, 1 hafta içinde değerlendirme yapılır ve başvuru formu onaylanır.
Sözleşme / Onay
Belgelendirme sözleşmesinin imzalanması için sözleşmeler Genel Müdüre iletilir. Müdür, sözleşmeleri en geç 3 iş günü içinde onaylar.
Sınav Planlama
Tüm süreç sonunda, adaylar sınav takvimine dahil edilir ve sınavlar en geç 60 gün içinde gerçekleştirilir. Eğer aday özel bir durumu beyan ederse (örneğin engellilik), bu durum dikkate alınarak gerekli sınav düzenlemeleri yapılır. Okuma-yazma sorunu olan adaylar için sınavlar sözlü şekilde uygulanabilir.
Başvurusu onaylanan adayların sınav planlamasını Personel Belgelendirme Müdürü yapar ve koordinatöre programı iletir. Sınav organizasyonu yapılan adaylar sms ile yazılım üzerinden bilgilendirilir.
Sınavın Gerçekleştirilmesi
Sınav, belirlenen usullere ve güvenlik önlemlerine göre yapılır. Sınav sırasında tarafsızlık, gizlilik ve adalet ilkeleri korunur.
Sonuçların Değerlendirilmesi ve Bildirimi
Sınav sonrasında belgeler toplanır, sınav yapıcı sınav bitiş gününden itibaren 5 gün içinde değerlendirmelerini yaparak, adayların notlarını yazılıma girer ve tüm belgeleri Karar Vericiye iletilir. Karar verici de değerlendirmelerini kamera kayıtlarına göre yapar. Sınav sonuçları ve belge karar formları yazılım üzerinden otomatik olarak oluşturularak hata payı en aza indirilmektedir. Sınav sonuçlarının değerlendirilmesi için toplam 10 gün süre vardır. Sınav şartnamelerinde belirtilen asgari puanı almış olan adaylar için belge kararı, karar verici tarafından verilir.
Sınav yapıcıyla karar vericinin puanlamaları arasında fark olması durumunda karar vericinin sınav yapıcının puanını değiştirme gibi bir yetkisi yoktur. Böyle bir farklılıkla karşılaşılması durumunda 3. bir teknik uzman değerlendirme yaparak karar ona göre verilir.
Sınav sonuçları yazılım üzerinden çekilerek kalite yöneticisi tarafından MYK portala girilir. Belge almaya hak kazananan ve belge basım ücretini yatıran adayların belge basım talepleri kalite yöneticisi tarafından MYK portaldan yapılır.
Belgelendirme
Başarılı adaylara belge düzenlenir ve kayıt altına alınır. Belgenin geçerlilik süresi genellikle 3-5 yıldır.